Politique de confidentialité

I. INTRODUCTION

  1. Cette politique de confidentialité explique comment Agence Inter Service bv gère les données personnelles de ses clients, des personnes physiques et d'autres personnes qui sont en contact avec Agence Inter Service bv (ci-après 'vous').

  2. Les données personnelles désignent toute forme d'information qui vous permet de vous identifier directement ou indirectement en tant que personne physique.

  3. Agence Inter Service bv attache une grande importance à la protection de vos données personnelles et respecte pleinement votre vie privée. Agence Inter Service bv traite et protège vos données personnelles de manière légale, correcte et transparente.

    Lors du traitement de votre vie personnelle, Agence Inter Service bv respecte évidemment la loi, actuellement la loi belge du 8 décembre 1992 et depuis le 25 mai 2018, le règlement européen n °. 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des données (connu sous le nom RGPD) ou tout autre acte juridique qui le modifie.

    Plus d'informations concernant la protection des données personnelles peuvent être demandées à la Commission belge pour la protection de la vie privée, appelée à partir du 25 mai 2018 Autorité de protection des données.

  4. Nous vous invitons à lire attentivement cette déclaration afin que vous connaissiez et compreniez la politique de Agence Inter Service bv dans ce domaine.

    Cette déclaration est régulièrement mise à jour. La version la plus récente de la déclaration est disponible sur notre site Web. Nous vous informerons via les canaux de communication habituels si des changements importants ont été effectués.

II. QUI EST LE RESPONSABLE DU TRAITEMENT ?

  1. Agence Inter Service bv, ayant son siège social à Zeelaan 34 , 8660 De Panne, est responsable du traitement de vos données.

  2. Agence Inter Service bv est donc votre interlocuteur et la personne responsable devant l'autorité de protection des données en ce qui concerne le traitement de vos données personnelles. Agence Inter Service bv détermine les finalités pour lesquelles vos données personnelles sont traitées, ainsi que les ressources utilisées et les caractéristiques de traitement.

  3. Agence Inter Service bv peut compter sur des prestataires de services spécialisés pour traiter vos données personnelles au nom de Agence Inter Service bv et en suivant les instructions du Agence Inter Service bv conformément à la présente Politique de confidentialité. Seules les données personnelles strictement nécessaires seront transmises à ces prestataires de services (ci-après les «processeurs de Agence Inter Service bv»).

  4. Pour toutes les questions relatives à la protection de votre vie privée, vous pouvez contacter le gérant d'affaires. Vous pouvez le contacter en envoyant un e-mail à info@agenceinterservice.be.

III. QUELLES CATÉGORIES DE DONNÉES PERSONNELLES SONT TRAITÉES PAR AGENCE INTER SERVICE BV?

  1. Vous trouverez ci-dessous un aperçu des catégories de données personnelles que Agence Inter Service bv peut traiter. Il est également possible que d'autres données soient traitées si elles sont nécessaires ou utiles pour la poursuite de la relation contractuelle avec Agence Inter Service bv.

    Ceci spécifie le contexte dans lequel Agence Inter Service bv obtient ou traite ces données. Ce tableau doit être lu avec la description des finalités pour lesquelles Agence Inter Service bv traite les données.

    Catégorie Exemples Contexte

    1 / Données d'identité du client / commanditaire (vendeur ou bailleur)

    2/ Données d'identité du candidat acheteur ou locataire

    Nom, adresse, date et lieu de naissance, nationalité, numéro de téléphone fixe ou mobile et adresse e-mail.

    Ces données sont traitées et fournies par vos soins en demandant des informations, en devenant client, concluant une mission de médiation ou en vous inscrivant pour utiliser les services de Agence Inter Service bv (en ligne), pour toute identification ou utilisation. Ces informations peuvent être obtenues, entre autres, en lisant votre carte d'identité.

    Les données sur la propriété du client / commanditaire (vendeur ou bailleur)

    Titre de propriété, certificat de sol extrait urbanistique, certificat d'inspection de l'installation électrique, certificat EPC, informations sur la sensibilité aux inondations, dossier d'intervention ultérieure, informations sur la valeur patrimoniale

    Cette information est demandée ou fournie par vous en votre nom par Agence Inter Service bv aux instances gouvernementales ou des experts techniques.

    Informations du candidat locataire relatives à une proposition de contrat de location

    Informations sur la profession et l'emploi, la solvabilité, la situation familiale, le salaire, etc.

    Ces données sont collectées à l'aide de formulaires et de contrats que vous remplissez à votre demande.

    Informations complémentaires pour la conclusion d'un contrat de location ou d'un contrat de vente privé

    Numéro de registre national

    Ces informations sont fournies par vous

    Le numéro de registre national n'est utilisé que dans les cas prévus ou requis par la loi.

    Données provenant des copropriétaires (ou de leurs locataires)

    Nom, adresse, lieu et date de naissance, nationalité, numéro de téléphone fixe ou portable et adresse e-mail.

    Ces informations sont fournies par vous en tant que copropriétaire à Agence Inter Service bv lorsque Agence Inter Service bv exerce la fonction de syndic

    Données relatives à l'exécution des services du syndic

    Transactions de paiement, y compris les noms et numéros de compte, les communications et les références, les numéros de cartes, etc.

    Ces données se rapportent à vos transactions en tant que copropriétaire qui sont coordonnées par le syndic

    Informations sur les transactions de Agence Inter Service bv avec vous

    Les informations relatives à vos contacts avec Agence Inter Service bv, par téléphone, e-mail, fax etc. et vos interactions sur les pages web concernant Agence Inter Service bv, ses services ou ses partenaires, sur les réseaux sociaux etc.

    Ces informations proviennent de contacts de toute nature entre vous et Agence Inter Service bv (lors de réunions ou d'événements, souscription à une newsletter, réseaux sociaux, etc.)

    Informations sur le comportement et les préférences du client

    Des informations sur votre comportement et vos préférences concernant l'utilisation des canaux de communication et de relation, des informations sur vos choix personnels et votre style de vie, des projets privés ou professionnels, des loisirs, etc.

    Ces informations sont le résultat des choix que vous avez faits ou des analyses effectuées par Agence Inter Service bv conformément à cette déclaration et à ses obligations légales.

  2. Agence Inter Service bv ne traite pas les données qui révèlent votre race ou origine ethnique, vos opinions politiques, croyances religieuses ou philosophiques, votre appartenance syndicale, vos données sur la santé ou la vie ou orientation sexuelle, données génétiques ou données biométriques.

IV. À QUELLES FINS LE AGENCE INTER SERVICE BV TRAITE-T-ELLE VOS DONNÉES PERSONNELLES ?

  1. Agence Inter Service bv recueille et traite vos données personnelles uniquement aux fins décrites ci-dessous. Agence Inter Service bv garantit que seules les données nécessaires et pertinentes sont traitées dans un but précis.

    Agence Inter Service bv traite vos données dans les situations permises par la loi, plus précisément :

    • Pour se conformer aux obligations légales reposant sur Agence Inter Service bv (12.).
    • Pour mettre en oeuvre un contrat avec vous ou prendre certaines mesures à votre demande avant la conclusion de ce contrat (13.).
    • Représenter les intérêts légitimes de Agence Inter Service bv, dans le cadre de quoi ces intérêts sont mis en adéquation avec vos droits fondamentaux et vos libertés fondamentales (14.).
    • Dans des cas spécifiques, avec votre consentement, à la suite d'une demande spécifique et non ambiguë, précédée d'une information claire et compréhensible; vous pouvez retirer ce consentement à tout moment conformément à la loi (15.).

  2. Obligations légales

    Agence Inter Service bv doit se conformer à la législation qui l'oblige dans des circonstances spécifiques à traiter vos données personnelles dans le cadre de ses activités. Ces obligations peuvent impliquer que Agence Inter Service bv doit coopérer avec les autorités compétentes et / ou des tiers, et éventuellement leur transférer certaines de vos données personnelles.

    Cela inclut entre autres :

    • L'obligation de contribuer à la prévention du blanchiment d'argent et du financement du terrorisme.
    • L'obligation imposée à un syndic quant à la gestion de la copropriété.
    • L'obligation de répondre à une demande formelle des autorités fiscales et judiciaires belges.

    La liste des obligations légales pour lesquelles Agence Inter Service bv doit traiter vos données n'est pas exhaustive et est sujette à changement.

  3. Relations contractuelles entre Agence Inter Service bv et vous en tant que client

    Avant la clôture des contrats, Agence Inter Service bv peut parfois obtenir et traiter certaines données, notamment :

    • Répondre à votre demande.
    • Vous aider à fournir des informations et à la conclusion du contrat.
    • Suivre une demande, évaluer la pertinence et évaluer les risques liés à un éventuel contrat.
    • Pour remplir votre mission de médiation.

    Dans le cadre des contrats en cours ou de la gestion des contrats, Agence Inter Service bv doit traiter un certain nombre de données, notamment pour se conformer aux obligations administratives et comptables.

    Dans ce cadre, vos données peuvent être envoyées en interne chez Agence Inter Service bv à différents départements, y compris ceux qui ne sont pas directement responsables de la relation avec vous ou de l'exécution d'un contrat spécifique.

    Plus précisément, Agence Inter Service bv traite vos données lors de l'exécution de contrats comme suit :

    • Gestion des contrats en cours / services commandés.
    • Gestion centrale et image générale des clients.
    • Gestion de votre propriété.
    • Gestion de la copropriété dont vous êtes copropriétaire.

    Agence Inter Service bv peut traiter vos données personnelles à d'autres fins dans le cadre de la relation avec vous et de l'exécution des contrats.

  4. Intérêts justifiés de Agence Inter Service bv

    Agence Inter Service bv traite également vos données pour la réalisation de ses intérêts légitimes. Par la présente Agence Inter Service bv s'efforce de trouver un juste équilibre entre la nécessité de traiter les données et le respect de vos droits et libertés, y compris la protection de la vie privée.

    Les données personnelles sont traitées entre autres pour :

    • Personnaliser les services de Agence Inter Service bv.
    • L'amélioration de la qualité du service qui vous est fourni par :

      • L'évaluation et l'amélioration des processus, y compris les campagnes, les simulations et les ventes, par divers moyens tels que l'analyse statistique, les enquêtes de satisfaction et diverses autres méthodes de recherche.
      • L'amélioration des produits existants (ou en développement) de Agence Inter Service bv, en se basant sur les enquêtes clients de Agence Inter Service bv, statistiques, tests et retours des clients via les réseaux sociaux (Twitter, Facebook) liés à [nom du bureau],

    • La supervision des activités de Agence Inter Service bv, y compris le volume du chiffre d'affaires, le nombre de rendez-vous dans nos bureaux, le nombre d'appels et de visites sur le site de Agence Inter Service bv, la nature des questions posées par les clients etc.
    • La préparation des études et des statistiques, en utilisant l'anonymisation et la pseudonymisation des personnes impliquées.
    • La formation de notre personnel grâce à l'utilisation d'exemples pratiques à des fins d'illustration, y compris l'enregistrement de certaines conversations téléphoniques.
    • L'utilisation de cookies pour améliorer la facilité d'utilisation de son site Web par les visiteurs. Plus d'informations sur le fonctionnement des cookies et les possibilités de limiter l'utilisation des cookies et de les supprimer, peuvent être trouvées à l'article IX. Politique de cookies
    • La préservation des preuves (archives).
    • Déterminer, exercer, défendre et conserver les droits de Agence Inter Service bv ou de toutes les personnes qu'elle représente, par exemple pour des procédures de recouvrement ou des litiges.

  5. Intérêt spécifiquement justifié de Agence Inter Service bv : fins de marketing direct

    Agence Inter Service bv procède à la segmentation de la clientèle, notamment en fonction de vos besoins, afin de vous proposer des locaux et / ou services adaptés à votre situation professionnelle et personnelle. À cette fin Agence Inter Service bv peut inclure :

    • Les services que vous utilisez déjà et l'évaluation de vos données sociodémographiques (âge, composition de la famille, revenus, etc.).
    • L'analyse de votre comportement à travers différents canaux (visites / réunions, e-mails, visite sur le site, messages via notre site internet), la déduction de vos préférences et ainsi la personnalisation des informations et des pages internet que vous avez visitées.
    • L'adaptation des annonces sur les pages Web afin qu'elles répondent à l'intérêt que vous avez montré à travers votre comportement sur notre site Web, les réseaux sociaux, dans une agence ou ailleurs (par exemple. lors d'événements où Agence Inter Service bv était présente).
    • La simplification du fait de remplir des formulaires en remplissant déjà certains champs avec des données déjà connues et en vous demandant de vérifier l'exactitude de ces données et de les mettre à jour si nécessaire.
    • L'évaluation des moments clés pour lesquels certains services vous conviendraient le mieux.
    • L'envoi des annonces personnalisées par courrier ou par téléphone.

    Agence Inter Service bv peut traiter vos informations personnelles de contact électroniques (c'est-à-dire votre numéro de téléphone portable et votre adresse e-mail) pour vous envoyer des informations personnelles, des publicités ou des propositions via le marketing direct ou des lettres d'information. Dans ce cas, Agence Inter Service bv doit d'abord demander votre autorisation spécifique.

    En acceptant cette politique de confidentialité, vous consentez au traitement de vos données personnelles à des fins de marketing direct.

V. AVEC QUI AGENCE INTER SERVICE BV PARTAGE-T-ELLE VOS ?

  1. Agence Inter Service bv traite vos données personnelles avec le plus grand soin et ne partage vos données que pour vous offrir les meilleurs services dans l'exécution de sa mission.

    Agence Inter Service bv peut envoyer vos données à d'autres entités au sein de son groupe au niveau (inter)national, en particulier aux autres entités du groupe qui aident Agence Inter Service bv dans la mise en oeuvre, la gestion et le contrôle des activités, y compris le rapportage, le support et la sécurité informatique ou l'offre de services et produits spécifiques.

  2. Dans certains cas, Agence Inter Service bv est tenue par la loi de partager vos informations avec des tiers, y compris :

    • Les autorités publiques ou autorités de surveillance lorsqu'il existe une obligation légale de fournir des informations
    • Les organes d'investigation judiciaire à leur demande expresse

    Agence Inter Service bv transfère également vos données à des fournisseurs de services spécifiques pour vous aider à :

    • La conception et à la maintenance d'équipements informatiques et d'applications Internet.
    • La fourniture de services de publicité et de communication, y compris les fournisseurs de réseaux sociaux et en ligne.
    • La préparation des rapports et des statistiques, l'impression des documents et la conception des produits ou des services.
    • La commercialisation de ses activités, l'organisation d'événements et la gestion de la communication avec les clients.

    Agence Inter Service bv doit également transférer vos données à des fournisseurs de réseaux sociaux et en ligne, que Agence Inter Service bv utilise pour la fourniture de services de publicité.

    Vos données personnelles peuvent également être communiquées à des huissiers de justice ou à des avocats dans le cadre d'une procédure judiciaire.

    Dans les cas susmentionnés, Agence Inter Service bv garantit que les tiers n'ont qu'un accès limité aux données personnelles nécessaires pour effectuer les tâches spécifiques requises. Agence Inter Service bv veillera également à ce que des tiers s'engagent à utiliser les données personnelles de manière sécurisée et confidentielle et à les utiliser conformément aux instructions de Agence Inter Service bv et à sa politique en matière de protection des données.

  3. Agence Inter Service bv conservera vos données personnelles dans l'EEE. Aucune donnée n'est donc transférée vers des pays en dehors de l'EEE.

VI. COMBIEN DE TEMPS VOS DONNÉES PERSONELLES SONT-ELLES STOCKÉES?

  1. Agence Inter Service bv ne doit pas stocker vos données personnelles plus longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles les données sont collectées.

    Cette période est liée aux obligations légales et fiscales de Agence Inter Service bv, ainsi qu'à la nécessité légale de garder vos données en dehors de la période de conservation en guise de preuve ou de répondre aux demandes d'information de l'autorité compétente, par exemple:

    • 10 ans dans le cadre de la législation anti-blanchiment
    • 10 ans dans le cadre de la responsabilité contractuelle de Agence Inter Service bv
    • 7 ans pour les documents comptables et les justificatifs des associations de copropriétaires à la suite de l'exercice de la fonction de syndic

    En dehors de ces périodes, vos données personnelles seront supprimées ou anonymisées.

VII. COMMENT VOS DONNÉES PERSONNELLES SONT-ELLES SÉCURISÉES ?

  1. Agence Inter Service bv applique des normes strictes pour protéger les données personnelles sous son contrôle contre le traitement non autorisé ou illégal et contre la perte accidentelle, la destruction ou des dommages.

    Agence Inter Service bv prendra donc des mesures de nature technique et organisationnelle, telles que le cryptage, les antivirus, le pare-feu, les contrôles d'accès, la sélection stricte des employés et des fournisseurs, afin d'empêcher et de détecter l'accès non conforme, la perte ou la divulgation de vos données personnelles.

    Dans le cas improbable et regrettable que vos données personnelles sous le contrôle de Agence Inter Service bv soient compromises par une atteinte à la sécurité de l'information, Agence Inter Service bv agira immédiatement pour identifier la cause de cette violation et prendra des mesures au moyen de mesures appropriées pour y remédier. Si nécessaire, Agence Inter Service bv vous informera de cet incident conformément à la législation applicable.

VIII. QUELS SONT VOS DROITS LORS DU TRAITEMENT DE VOS DONNÉES PERSONNELLES ?

  1. Droit de regard, de rectification, de limitation, d'effacement, à la portabilité des données et d'objection

    Aux fins mentionnées ci-dessus, vous avez :

    • Le droit d'inspecter vos données personnelles chez Agence Inter Service bv. Cela signifie que vous pouvez demander à Agence Inter Service bv si elle traite vos données personnelles, à quelles fins ces données sont traitées, quelles catégories de données sont traitées et à qui elles sont communiquées.
    • Un droit de rectification si vous déterminez que vos données personnelles sont incorrectes ou incomplètes.
    • Un droit de limitation si, par exemple, vous contestez l'exactitude de vos données personnelles et ce, pendant une période qui permet à Agence Inter Service bv de vérifier cela.
    • Un droit d'effacer vos données personnelles. Lorsque votre contrat avec Agence Inter Service bv est terminé, vous pouvez demander à Agence Inter Service bv de supprimer vos données personnelles si cela n'est plus nécessaire aux fins pour lesquelles ces données personnelles ont été collectées. Vous avez également la possibilité de demander à tout moment l'effacement des données personnelles traitées par Agence Inter Service bv sur la base de votre consentement (sauf si Agence Inter Service bv a une autre base juridique pour le traitement) ou sur la base de l'intérêt légitime de Agence Inter Service bv (sauf s'il existe des motifs impérieux justifiés de traitement). Agence Inter Service bv peut dans tous les cas conserver ces données personnelles si cela est nécessaire à des fins de preuve dans le cadre de réclamations légales.
    • Un droit de transférabilité des données que vous avez fournies à Agence Inter Service bv si vos données personnelles sont traitées sur la base d'un accord ou sur la base de votre autorisation d'envoyer des communications électroniques ET si ces données personnelles sont traitées au moyen de processus automatisés. En vertu de ce droit, vous pouvez demander à Agence Inter Service bv de vous transmettre vos données personnelles ou de les envoyer directement à un autre responsable du traitement des données, dans la mesure où cela est techniquement possible pour Agence Inter Service bv.
    • Un droit d'opposition au traitement de vos données aux fins énoncées à l'article 14. Agence Inter Service bv arrêtera dans ce cas le traitement de vos données personnelles, sauf si Agence Inter Service bv fournit des motifs impérieux justifiés qui l'emportent sur votre intérêts, droits et libertés ou lorsqu'il existe des motifs liés à l'établissement, à l'exercice ou à la justification d'une demande en justice.
    • Un droit d'opposition au marketing direct. Dans l'article 15, votre permission a été demandée de traiter et d'utiliser vos coordonnées électroniques pour vous envoyer des informations commerciales, des publicités ou des propositions personnelles (via des campagnes de marketing direct ou des lettres d'information électroniques). Ceci s'applique en particulier à la communication avec votre numéro de téléphone mobile et votre adresse e-mail. Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles pour le marketing direct électronique et de vous opposer à la réception future d'une telle publicité. Toutefois, l'exercice du droit d'opposition ne peut empêcher Agence Inter Service bv de vous contacter à toute autre fin, y compris une obligation légale ou l'exécution du contrat, conformément à cette déclaration.

  2. Droit de déposer une plainte

    Vous pouvez exercer vos droits en envoyant une demande écrite par courrier, daté, signé et une copie de votre carte d'identité rattachée à Agence Inter Service bv Zeelaan 34, 8660 De Panne, ou par e-mail à info@agenceinterservice.be.

    Vous pouvez également déposer une plainte auprès de la Commission pour la protection de la vie privée, par la poste Rue de la presse 15, 1000 Bruxelles, ou par courriel à commission@privacycommission.be , ou par téléphone au +32 2 274 48 00.

IX. POLITIQUE DE COOKIES

  1. En visitant un site Web ou en utilisant une application de Agence Inter Service bv, des fichiers et des technologies peuvent être utilisés pour stocker des informations sur votre équipement terminal (PC, ordinateur portable, smartphone, tablette, etc.) ou avoir accès à l'information déjà stockée sur votre équipement terminal. Ces fichiers et technologies peuvent comprendre des cookies, des balises Web, des fichiers journaux, des paramètres et des informations sur votre équipement terminal et autres.

  2. Le site Web de Agence Inter Service bv utilise les types de cookies suivants :

    • Cookies fonctionnels: Ces cookies sont nécessaires pour la fonctionnalité de base du site Web. Ils sont responsables du fonctionnement technique du site et contribuent à la facilité d'utilisation du visiteur.
    • Cookies analytiques : Ces cookies nous permettent d'analyser l'utilisation du site afin que nous puissions mesurer et améliorer la performance (par exemple Google Analytics).
    • Cookies de tiers: Les fonctionnalités de Facebook sont incluses dans ce site. Agence Inter Service bv n'a aucune influence sur les cookies de tiers et les données qu'ils traitent en les utilisant. Lisez la déclaration de confidentialité de Facebook pour savoir ce qu'ils font de vos données (personnelles) qu'ils traitent via ces cookies.

  3. Vous pouvez désactiver les cookies, balises Web, fichiers journaux et autres fichiers et technologies utilisés par Agence Inter Service bv dans la mesure et comme décrit ci-dessous. La suppression et / ou le refus des cookies, des balises Web, des fichiers journaux et d'autres fichiers et technologies peuvent vous empêcher d'utiliser le site Web de manière optimale.

    La méthode dépend du navigateur que vous utilisez et peut être consultée via les liens ci-dessous.